asso:reglement_interieur

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asso:reglement_interieur [2021/12/08 17:59] – [Remboursements de frais] barbayellowasso:reglement_interieur [2022/07/25 18:13] (Version actuelle) barbayellow
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 ====== Règlement intérieur ====== ====== Règlement intérieur ======
- 
  
 ===== Candidature au conseil d'administration ===== ===== Candidature au conseil d'administration =====
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 Tout achat ne peut être ordonné que par le président, qui reçoit délégation du conseil d’administration. Par exception, un salarié de l’association peut recevoir délégation de manière permanente ou temporaire lorsque la nature de ses missions le justifie. Tout achat ne peut être ordonné que par le président, qui reçoit délégation du conseil d’administration. Par exception, un salarié de l’association peut recevoir délégation de manière permanente ou temporaire lorsque la nature de ses missions le justifie.
  
-  * Tout achat excédant un montant de 500 € HT devra être validé par le trésorier ;+  * Tout achat excédant un montant de 500 € HT devra être validé par le trésorier FIXME ou le ou la présidente le cas échéant FIXME;
   * Tout achat excédant un montant de 5.000 € HT devra être validé par le bureau ;   * Tout achat excédant un montant de 5.000 € HT devra être validé par le bureau ;
   * Tout achat excédant 25.000 € HT devra être validé par le conseil d’administration et faire l’objet d’une mise en concurrence d’au moins trois prestataires.   * Tout achat excédant 25.000 € HT devra être validé par le conseil d’administration et faire l’objet d’une mise en concurrence d’au moins trois prestataires.
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 Les modèles de note de frais et de feuille de mission sont définis par le bureau. Les modèles de note de frais et de feuille de mission sont définis par le bureau.
  
-===== Procédures de voyages FIXME=====+===== Voyages et déplacements ===== 
 + 
 +Les voyages sont réservés en ligne. [[http://:asso:reglement_interieur#paiements|Le paiement]] et le [[:asso:reglement_interieur#remboursements_de_frais|remboursement]] est soumis comme toute dépense aux règles définies par le règlement intérieur de l’association. Les voyages doivent être réservés à l’avance pour bénéficier de conditions avantageuses. 
 + 
 +==== Santé   ==== 
 + 
 +  * Certains vaccins sont fortement recommandés ou obligatoires selon les pays. Le voyageur doit se renseigner auprès de [[https://www.pasteur.fr/fr/centre-medical/preparer-son-voyage/|l’Institut Pasteur]]. Les vaccins préconisés par l’Institut Pasteur et non pris en charge par l’assurance maladie sont remboursés au voyageur après déduction du remboursement de la mutuelle de Nothing2Hide. 
 +  * Le voyageur doit s’assurer des autres contraintes sanitaires pour les déplacements à l’étranger notamment en période de crise sanitaire en consultant [[https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/ .|le site du ministère des affaires étrangères]]. 
 + 
 +==== Sécurité ==== 
 + 
 +  * Le collaborateur doit s’assurer des conditions de voyages à l’étranger en termes de sécurité et en prenant des informations auprès de personnes sur placeet en consultant [[https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/|le site de la diplomatie française]]. 
 +  * Pour les zones sensibles, le collaborateur doit s'assurer avant de partir d'avoir obtenu et partagé la //security card //de la mission qui regroupe tous les numéos utiles sur place (ambassade, médecins, etc.) ainsi que les lieux d'hébergement et les personnes à contacter en France 
 +  * Pour les zones sensibles, avant son départ le collaborateur s'enregistrera sur  le site [[http://arianegouv fr|ariane.gouv.fr]] pour signaler son déplacement au gouvernement français (tant que la France est un État dde doit,  si ça change, on adaptera la procédure) 
 +  * Pour les zones sensibles, le collaborateur activera sur son téléphone l'applicatin phonetrack qui permet de géolocaliser un téléphone via les servces de Nothing2Hide 
 +  * Pour les zones sensibles, le collaborateur apssera un appel de vérification de présence chaque jour àune heure fixe 
 + 
 +==== Trajets ==== 
 + 
 +  * Avion : les déplacements en avion se font en classe économiques. Les billets non modifiables et non remboursables sont privilégiés sauf circonstances exceptionnelles. Le voyageur doit s’informer des conditions d’échanges et de remboursements des billets « à contrainte ». Les trajets indirects doivent être envisagés pour les déplacements de plus de 3 jours ils permettent une économie par rapport aux vols directs. 
 +  * Train : les déplacements en train se font en 2<sup>nde</sup>   classe. Dans une optique de respect de l’environnenet, le train doit être privilégié à chaque fois que cela est possible 
 +  * Voiture : la location d’un véhicule ou l’usage de la voiture personnelle n’est autorisée qu’en l’absence de transports en commun. La catégorie A ou B est retenue pour la location de voitures. La solution la plus économique doit être privilégiée entre la location ou l’indemnité kilométrique. En cas d’utilisation de sa voiture personnelle, le collaborateur doit s’assurer de la couverture de son déplacement par son assurance personnelle. 
 +  * Taxi ou VTC (véhicule de tourisme avec chauffeur) : l’utilisation de taxi ou de VTS est autorisée quand l’utilisation du transport en commun est non disponible ou inappropriée : horaires décalés, bagages lourds ou volumineux. 
 + 
 +Si le collaborateur souhaite se déplacer à des conditions plus onéreuses, le coût additionnel est à sa charge. 
 + 
 +FIXME à valider au prochain CA 
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 +==== Hébergements ==== 
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 +Le voyageur doit privilégier le choix le plus économique.  Le voyageur doit obtenir une information sur le lieu d’hébergement au titre de la sécurité. Selon la durée du déplacement, un hébergement plus économique que l’hôtel doit être privilégié : appartement-hôtel, location chez les particuliers ([[:asso:homeaway|HomeAway]], Abritel, [[:asso:airbnb|AirBnB]]…) 
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 +==== Passeport, visas ==== 
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 +  * Le collaborateur doit s’assurer des conditions de voyages à l’étranger en terme de sécurité ([[http://www.gouvernement.fr|www.gouvernement.fr]]), de validité du passeport et du besoin de visa, de vaccination sur le site de l’ambassade concerné. 
 +  * Le voyageur est responsable de l’obtention de son passeport, visa 
 +  * Les frais d’émission du passeport et visa et les frais de vaccin sont remboursés au coût réel sur justificatif
  
-f+==== Frais divers ====
  
 +  * Ne sont jamais remboursés : les consommations personnelles, les pourboires, les médicaments et autres achats personnels ; les vols de fonds, effets personnels ou bagages ; les amendes et contraventions
 +  * Les petites fournitures électriques (souris, câble, adaptateur) dépensées au cours d’un déplacement peuvent être remboursées selon les prcédures définies par le réglement intérieur après accord du manager à condition d’être remises à l’association au retour.
  
 ===== Comptabilité ===== ===== Comptabilité =====