Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- asso:reglement_interieur [2021/12/08 18:00] – [Procédures de voyages FIXME] barbayellow
+++ asso:reglement_interieur [2022/07/25 18:13] (Version actuelle) – barbayellow
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 ====== Règlement intérieur ======
 ===== Candidature au conseil d'administration =====
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 Tout achat ne peut être ordonné que par le président, qui reçoit délégation du conseil d’administration. Par exception, un salarié de l’association peut recevoir délégation de manière permanente ou temporaire lorsque la nature de ses missions le justifie.
-  * Tout achat excédant un montant de 500 € HT devra être validé par le trésorier ;
+  * Tout achat excédant un montant de 500 € HT devra être validé par le trésorier FIXME ou le ou la présidente le cas échéant FIXME;
   * Tout achat excédant un montant de 5.000 € HT devra être validé par le bureau ;
   * Tout achat excédant 25.000 € HT devra être validé par le conseil d’administration et faire l’objet d’une mise en concurrence d’au moins trois prestataires.
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 Les modèles de note de frais et de feuille de mission sont définis par le bureau.
-===== Procédures de voyages =====
+===== Voyages et déplacements =====
-fixme! FIXME FIXME! fixme
+Les voyages sont réservés en ligne. [[http://:asso:reglement_interieur#paiements|Le paiement]] et le [[:asso:reglement_interieur#remboursements_de_frais|remboursement]] est soumis comme toute dépense aux règles définies par le règlement intérieur de l’association. Les voyages doivent être réservés à l’avance pour bénéficier de conditions avantageuses.
-Procédure de déplacements
+==== Santé   ====
+  * Certains vaccins sont fortement recommandés ou obligatoires selon les pays. Le voyageur doit se renseigner auprès de [[https://www.pasteur.fr/fr/centre-medical/preparer-son-voyage/|l’Institut Pasteur]]. Les vaccins préconisés par l’Institut Pasteur et non pris en charge par l’assurance maladie sont remboursés au voyageur après déduction du remboursement de la mutuelle de Nothing2Hide.
+  * Le voyageur doit s’assurer des autres contraintes sanitaires pour les déplacements à l’étranger notamment en période de crise sanitaire en consultant [[https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/ .|le site du ministère des affaires étrangères]].
-- Principes généraux
+==== Sécurité ====
-  * Les frais de déplacements ne doivent être, pour les collaborateurs, ni une charge financière ni une opportunité de gains
+  * Le collaborateur doit s’assurer des conditions de voyages à l’étranger en termes de sécurité et en prenant des informations auprès de personnes sur placeet en consultant [[https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/|le site de la diplomatie française]].
-  * Un équilibre doit être trouvé entre les conditions de confort et de sécurité du collaborateur et le souci d’économie
+  * Pour les zones sensibles, le collaborateur doit s'assurer avant de partir d'avoir obtenu et partagé la //security card //de la mission qui regroupe tous les numéos utiles sur place (ambassade, médecins, etc.) ainsi que les lieux d'hébergement et les personnes à contacter en France
-  * Tout voyage ou déplacement doit être préalablement approuvé selon les règles d’autorisation de dépense
+  * Pour les zones sensibles, avant son départ le collaborateur s'enregistrera sur  le site [[http://arianegouv fr|ariane.gouv.fr]] pour signaler son déplacement au gouvernement français (tant que la France est un État dde doit,  si ça change, on adaptera la procédure)
-  * Il convient de s’assurer que le déplacement ne peut pas être remplacé par une visio-conférence
+  * Pour les zones sensibles, le collaborateur activera sur son téléphone l'applicatin phonetrack qui permet de géolocaliser un téléphone via les servces de Nothing2Hide
-  * Les notes de frais sont remboursées si les dépenses :
+  * Pour les zones sensibles, le collaborateur apssera un appel de vérification de présence chaque jour àune heure fixe
-    * Ont été préalablement autorisées par le bureau
-    * Ont respecté les règles définies par la présente procédure
-    * Sont accompagnées de l’intégralité de l’original des pièces justificatives ; pour les dépenses dématérialisées, le collaborateur devra transmettre les factures taxi, les cartes d’embarquement pour les déplacements en avion, les factures de train
-  * En plus de la conformité à la procédure de voyage et déplacement, les collaborateurs doivent adopter une attitude responsable afin de réduire tous types de risque et les coûts liés aux déplacements professionnels
-  - Réservation des voyages et déplacements
+==== Trajets ====
-N2H ne disposant pas daence de voyage,c euci sont réservés en ligne. Le paiement est soumis comme toute dépense aux règles édictées par le règlement intérieur de l'association https://wiki.nothing2hide.org/doku.php?id=asso:reglement_interieur#paiements.
+  * Avion : les déplacements en avion se font en classe économiques. Les billets non modifiables et non remboursables sont privilégiés sauf circonstances exceptionnelles. Le voyageur doit s’informer des conditions d’échanges et de remboursements des billets « à contrainte ». Les trajets indirects doivent être envisagés pour les déplacements de plus de 3 jours ils permettent une économie par rapport aux vols directs.
-Les voyages doivent être réservés à l’avance pour bénéficier de conditions avantageuses.
+  * Train : les déplacements en train se font en 2<sup>nde</sup>   classe. Dans une optique de respect de l’environnenet, le train doit être privilégié à chaque fois que cela est possible
+  * Voiture : la location d’un véhicule ou l’usage de la voiture personnelle n’est autorisée qu’en l’absence de transports en commun. La catégorie A ou B est retenue pour la location de voitures. La solution la plus économique doit être privilégiée entre la location ou l’indemnité kilométrique. En cas d’utilisation de sa voiture personnelle, le collaborateur doit s’assurer de la couverture de son déplacement par son assurance personnelle.
-- Trajets
+  * Taxi ou VTC (véhicule de tourisme avec chauffeur) : l’utilisation de taxi ou de VTS est autorisée quand l’utilisation du transport en commun est non disponible ou inappropriée : horaires décalés, bagages lourds ou volumineux.
-  * Avion. Les déplacements en avion se font en classe économiques. Les billets non modifiables et non remboursables sont privilégiés sauf circonstances exceptionnelles. Le voyageur doit s’informer des conditions d’échanges et de remboursements des billets « à contrainte ». Les trajets indirects doivent être envisagés pour les déplacements de plus de 3 jours ils permettent une économie par rapport aux vols directs.
-  * Train. Les déplacements en train se font en 2<sup>nde</sup> classe.
-  * Voiture. La location d’un véhicule ou l’usage de la voiture personnelle n’est autorisée qu’en l’absence de transports en commun. La catégorie A ou B est retenue pour la location de voitures. La solution la plus économique doit être privilégiée entre la location ou l’indemnité kilométrique.  En cas d’utilisation de sa voiture personnelle, le collaborateur doit s’assurer de la couverture de son déplacement par son assurance personnelle.
-  * Taxi ou VTC (véhicule de tourisme avec chauffeur). L’utilisation de taxi ou de VTS est autorisée quand l’utilisation du transport en commun est non disponible ou inappropriée : horaires décalés, bagages lourds ou volumineux.
 Si le collaborateur souhaite se déplacer à des conditions plus onéreuses, le coût additionnel est à sa charge.
-- Hôtels, hébergements
+FIXME à valider au prochain CA
-Le voyageur doit privilégier le choix le plus économique. Le paiement est soumis comme toute dépense aux règles édictées par le règlement intérieur de l'association https://wiki.nothing2hide.org/doku.php?id=asso:reglement_interieur#paiements. Le voyageur doit obtenir une information sur le lieu d’hébergement au titre de la sécurité. Selon la durée du déplacement, un hébergement plus économique que l’hôtel doit être privilégié : appartement-hôtel, location chez les particuliers (HomeAway, Abritel, AirBnB…)
-- Frais de déjeuner
-Les frais de déjeuner sont remboursés à leurs montants réels dans la limite des plafonds mentionnés en annexe. Les journées de repas remboursées sont décomptées des titres restaurants.
-- Passeport, visas
-Le collaborateur doit s’assurer des conditions de voyages à l’étranger en terme de sécurité  ([[http://www.gouvernement.fr|www.gouvernement.fr]]), de validité du passeport et du besoin de visa, de vaccination sur le site de l’ambassade concerné.
-Le voyageur est responsable de l’obtention de son passeport, visa.
-Les frais d’émission du passeport et visa et les frais de vaccin sont remboursés au coût réel sur justificatif.
-  - Invitations
-Les repas partagés entre collaborateurs ne sont en aucun cas remboursés.
-Les invitations de tiers doivent être préalablement autorisées par le DG ou le DGA.
-  -  Frais divers
-Ne sont jamais remboursés : les consommations personnelles, les pourboires, les médicaments et autres achats personnels ; les vols de fonds, effets personnels ou bagages ; les amendes et contraventions.
-Les petites fournitures électriques (souris, câble, adaptateur) dépensées au cours d’un déplacement peuvent être remboursées après accord du manager à condition d’être remises à l'association au retour.
-  - Circuit de paiement et de remboursement
+==== Hébergements ====
-Les paiements sont effectués avec la carte affaires pour les collaborateurs en disposant. Pour les autres collaborateurs une avance de frais est accordée à hauteur du montant des frais directs indiqués dans la DA.
+Le voyageur doit privilégier le choix le plus économique.  Le voyageur doit obtenir une information sur le lieu d’hébergement au titre de la sécurité. Selon la durée du déplacement, un hébergement plus économique que l’hôtel doit être privilégié : appartement-hôtel, location chez les particuliers ([[:asso:homeaway|HomeAway]], Abritel, [[:asso:airbnb|AirBnB]]…)
-A son retour, le collaborateur établi la note de frais, scanne les justificatifs de dépenses et joint les originaux de dépenses à sa note de frais.
+==== Passeport, visas ====
-Pour les dépenses dématérialisées, le collaborateur devra transmettre :
+  * Le collaborateur doit s’assurer des conditions de voyages à l’étranger en terme de sécurité ([[http://www.gouvernement.fr|www.gouvernement.fr]]), de validité du passeport et du besoin de visa, de vaccination sur le site de l’ambassade concerné.
+  * Le voyageur est responsable de l’obtention de son passeport, visa
+  * Les frais d’émission du passeport et visa et les frais de vaccin sont remboursés au coût réel sur justificatif
-  * les factures taxi ou VTC obtenues sur le site de la société de taxi ou VTC
+==== Frais divers ====
-  * les cartes d’embarquement pour les déplacements en avion
-  * les factures de train obtenues sur le site de la SNCF ou équivalent
+  * Ne sont jamais remboursés : les consommations personnelles, les pourboires, les médicaments et autres achats personnels ; les vols de fonds, effets personnels ou bagages ; les amendes et contraventions
+  * Les petites fournitures électriques (souris, câble, adaptateur) dépensées au cours d’un déplacement peuvent être remboursées selon les prcédures définies par le réglement intérieur après accord du manager à condition d’être remises à l’association au retour.
 ===== Comptabilité =====