Différences
Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.
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asso:reglement_interieur [2021/12/08 18:00] – [Procédures de voyages FIXME] barbayellow | asso:reglement_interieur [2022/07/25 18:13] – [Procédure d'achat] barbayellow | ||
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====== Règlement intérieur ====== | ====== Règlement intérieur ====== | ||
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===== Candidature au conseil d' | ===== Candidature au conseil d' | ||
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Tout achat ne peut être ordonné que par le président, qui reçoit délégation du conseil d’administration. Par exception, un salarié de l’association peut recevoir délégation de manière permanente ou temporaire lorsque la nature de ses missions le justifie. | Tout achat ne peut être ordonné que par le président, qui reçoit délégation du conseil d’administration. Par exception, un salarié de l’association peut recevoir délégation de manière permanente ou temporaire lorsque la nature de ses missions le justifie. | ||
- | * Tout achat excédant un montant de 500 € HT devra être validé par le trésorier ; | + | * Tout achat excédant un montant de 500 € HT devra être validé par le trésorier, FIXME! ou le ou la présidente le cas échéant |
* Tout achat excédant un montant de 5.000 € HT devra être validé par le bureau ; | * Tout achat excédant un montant de 5.000 € HT devra être validé par le bureau ; | ||
* Tout achat excédant 25.000 € HT devra être validé par le conseil d’administration et faire l’objet d’une mise en concurrence d’au moins trois prestataires. | * Tout achat excédant 25.000 € HT devra être validé par le conseil d’administration et faire l’objet d’une mise en concurrence d’au moins trois prestataires. | ||
Ligne 141: | Ligne 140: | ||
Les modèles de note de frais et de feuille de mission sont définis par le bureau. | Les modèles de note de frais et de feuille de mission sont définis par le bureau. | ||
- | ===== Procédures de voyages | + | ===== Voyages et déplacements |
- | fixme! FIXME FIXME! fixme | + | Les voyages sont réservés en ligne. [[http://: |
- | Procédure de déplacements | + | ==== Santé |
+ | * Certains vaccins sont fortement recommandés ou obligatoires selon les pays. Le voyageur doit se renseigner auprès de [[https:// | ||
+ | * Le voyageur doit s’assurer des autres contraintes sanitaires pour les déplacements à l’étranger notamment en période de crise sanitaire en consultant [[https:// | ||
- | - Principes généraux | + | ==== Sécurité ==== |
- | * Les frais de déplacements ne doivent être, pour les collaborateurs, | + | * Le collaborateur |
- | * Un équilibre | + | * Pour les zones sensibles, le collaborateur |
- | * Tout voyage ou déplacement | + | * Pour les zones sensibles, avant son départ le collaborateur |
- | * Il convient de s’assurer que le déplacement | + | * Pour les zones sensibles, le collaborateur |
- | * Les notes de frais sont remboursées | + | * Pour les zones sensibles, le collaborateur apssera un appel de vérification |
- | * Ont été préalablement autorisées par le bureau | + | |
- | * Ont respecté les règles définies par la présente | + | |
- | * Sont accompagnées de l’intégralité de l’original des pièces justificatives ; | + | |
- | * En plus de la conformité à la procédure de voyage et déplacement, les collaborateurs doivent adopter une attitude responsable afin de réduire tous types de risque et les coûts liés aux déplacements professionnels | + | |
- | - Réservation des voyages et déplacements | + | ==== Trajets ==== |
- | N2H ne disposant pas daence de voyage,c euci sont réservés en ligne. Le paiement est soumis comme toute dépense aux règles édictées par le règlement intérieur de l' | + | |
- | Les voyages doivent être réservés à l’avance pour bénéficier de conditions avantageuses. | + | * Train : les déplacements en train se font en 2< |
- | + | * Voiture | |
- | - Trajets | + | * Taxi ou VTC (véhicule de tourisme avec chauffeur) |
- | + | ||
- | | + | |
- | * Train. Les déplacements en train se font en 2< | + | |
- | * Voiture. La location d’un véhicule ou l’usage de la voiture personnelle n’est autorisée qu’en l’absence de transports en commun. La catégorie A ou B est retenue pour la location de voitures. La solution la plus économique doit être privilégiée entre la location ou l’indemnité kilométrique. | + | |
- | * Taxi ou VTC (véhicule de tourisme avec chauffeur). L’utilisation de taxi ou de VTS est autorisée quand l’utilisation du transport en commun est non disponible ou inappropriée : horaires décalés, bagages lourds ou volumineux. | + | |
Si le collaborateur souhaite se déplacer à des conditions plus onéreuses, le coût additionnel est à sa charge. | Si le collaborateur souhaite se déplacer à des conditions plus onéreuses, le coût additionnel est à sa charge. | ||
- | - Hôtels, hébergements | + | FIXME à valider |
- | + | ||
- | Le voyageur doit privilégier le choix le plus économique. Le paiement est soumis comme toute dépense aux règles édictées par le règlement intérieur de l' | + | |
- | + | ||
- | - Frais de déjeuner | + | |
- | + | ||
- | Les frais de déjeuner sont remboursés à leurs montants réels dans la limite des plafonds mentionnés en annexe. Les journées de repas remboursées sont décomptées des titres restaurants. | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | - Passeport, visas | + | |
- | + | ||
- | Le collaborateur doit s’assurer des conditions de voyages à l’étranger en terme de sécurité | + | |
- | + | ||
- | Le voyageur est responsable de l’obtention de son passeport, visa. | + | |
- | + | ||
- | Les frais d’émission du passeport et visa et les frais de vaccin sont remboursés au coût réel sur justificatif. | + | |
- | + | ||
- | - Invitations | + | |
- | + | ||
- | Les repas partagés entre collaborateurs ne sont en aucun cas remboursés. | + | |
- | Les invitations de tiers doivent être préalablement autorisées par le DG ou le DGA. | + | |
- | + | ||
- | - Frais divers | + | |
- | + | ||
- | Ne sont jamais remboursés : | + | |
- | + | ||
- | Les petites fournitures électriques (souris, câble, adaptateur) dépensées au cours d’un déplacement peuvent être remboursées après accord du manager à condition d’être remises | + | |
- | - Circuit de paiement et de remboursement | + | ==== Hébergements ==== |
- | Les paiements sont effectués avec la carte affaires pour les collaborateurs en disposant. Pour les autres collaborateurs | + | Le voyageur doit privilégier le choix le plus économique. Le voyageur doit obtenir |
- | A son retour, le collaborateur établi la note de frais, scanne les justificatifs de dépenses et joint les originaux de dépenses à sa note de frais. | + | ==== Passeport, visas ==== |
- | Pour les dépenses dématérialisées, | + | * Le collaborateur |
+ | * Le voyageur est responsable de l’obtention de son passeport, visa | ||
+ | * Les frais d’émission du passeport et visa et les frais de vaccin sont remboursés au coût réel sur justificatif | ||
- | * les factures taxi ou VTC obtenues sur le site de la société de taxi ou VTC | + | ==== Frais divers ==== |
- | * les cartes d’embarquement pour les déplacements en avion | + | |
- | * les factures de train obtenues sur le site de la SNCF ou équivalent | + | |
+ | * Ne sont jamais remboursés : les consommations personnelles, | ||
+ | * Les petites fournitures électriques (souris, câble, adaptateur) dépensées au cours d’un déplacement peuvent être remboursées selon les prcédures définies par le réglement intérieur après accord du manager à condition d’être remises à l’association au retour. | ||
===== Comptabilité ===== | ===== Comptabilité ===== |